Software-Ausgaben im Mittelstand: die Struktur hinter der Summe

In den meisten Kontenrahmen gibt es eine Zeile, die „Software“ heißt, und in ihr steht eine Zahl. Diese Zahl wird einmal im Jahr mit dem Vorjahr verglichen, gelegentlich mit einem Branchenwert, und wenn sie zu stark gestiegen ist, geht sie in die nächste Verhandlungsrunde mit dem größten Anbieter. Was dabei selten passiert: dass jemand fragt, aus welchen Teilen die Zahl eigentlich zusammengesetzt ist.

Denn sie ist keine Kostenart, sondern eine Sammelposition. Darin liegen mindestens vier Dinge nebeneinander, die unterschiedlich entstehen, unterschiedlich wachsen und auf völlig unterschiedliche Eingriffe reagieren. Wer nur den ersten Teil kennt, verhandelt über einen Bruchteil dessen, was Software tatsächlich kostet — und wundert sich, warum ein erfolgreich gedrückter Lizenzpreis in der Jahresrechnung kaum sichtbar wird.

Warum eine Sammelposition wenig aussagt

Eine Kostenzeile ist nur dann ein Steuerungsinstrument, wenn ihre Bestandteile denselben Treiber haben. Bei Energie funktioniert das: Der Preis je Kilowattstunde und die verbrauchte Menge ergeben die Rechnung, beides ist beobachtbar. Bei Software funktioniert es nicht, weil in derselben Zeile ein Fünfjahresvertrag, eine minutengenaue Cloud-Abrechnung und eine indexierte Wartungspauschale zusammenkommen.

Die praktische Folge ist eine falsche Ursachenzuordnung. Steigt die Summe, gilt der auffälligste Posten als Verursacher — meist der Anbieter mit der größten Einzelrechnung. Tatsächlich stammt der Zuwachs häufig aus dem Verbrauchsteil, der still mitwächst, oder aus Wartungsverträgen mit vertraglich vereinbarter Anpassung. Beides bleibt unentdeckt, solange die Zahl nicht aufgeteilt wird.

Der VDMA IT-Kosten Benchmark 2025 zeigt, wie groß der Bewegungsspielraum ist: Die IT-Gesamtkosten im Verhältnis zum Umsatz stiegen von 1,81 Prozent im Jahr 2017 auf 2,6 Prozent im Geschäftsjahr 2024 — rund fünf Prozent Steigerung pro Jahr, über sieben Jahre hinweg, ohne dass ein einzelnes Ereignis dafür verantwortlich wäre.

Für andere Teilbudgets ist diese Aufschlüsselung längst üblich. Bitkom weist in der Studie Wirtschaftsschutz 2026 aus, dass der Anteil der IT-Sicherheit am gesamten IT-Budget bei 18 Prozent stagniert, während BSI und Bitkom 20 Prozent empfehlen. Für die Zusammensetzung der Software-Ausgaben gibt es keine vergleichbar verbreitete Kennzahl — obwohl der Druck steigt: Laut KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025 haben zuletzt nur noch 30 Prozent der mittelständischen Unternehmen Digitalisierungsprojekte durchgeführt, der niedrigste Wert seit vor der Pandemie, bei zugleich rückläufigen Digitalisierungsausgaben.

Total Cost of Ownership: die Definition und ihre Lücke

Der Begriff für diese Betrachtung existiert seit 1987. Entwickelt wurde das Verfahren von Bill Kirwin, damals Research Director bei der Unternehmensberatung Gartner, ursprünglich im Auftrag von Microsoft. Der Kern ist die Unterscheidung zwischen direkten Kosten, die auf einer Rechnung stehen, und indirekten Kosten, die im Betrieb entstehen und keinem Beleg zugeordnet sind.

Die Definition ist eindeutig, ihre Anwendung nicht. Für die TCO-Berechnung existiert bis heute keine verbindliche Norm und keine einheitliche Lehrmeinung; in der Literatur konkurrieren mehrere Dutzend Modelle, darunter eigene Ansätze von Verbänden wie dem VDMA und aus VDI-Richtlinien. Ein Vergleich zwischen zwei Unternehmen ist deshalb nur belastbar, wenn beide dasselbe Berechnungsverfahren verwenden — was in der Praxis fast nie der Fall ist.

Daraus folgt eine bescheidenere, aber brauchbare Zielsetzung: Es geht nicht darum, eine wissenschaftlich korrekte Gesamtsumme zu ermitteln, sondern darum, die eigene Zahl in Teile zu zerlegen, die jeweils einen eigenen Hebel haben.

Die vier Kostenarten im Überblick

Die folgende Aufteilung orientiert sich an der Frage, wodurch ein Posten wächst — nicht daran, wer ihn in Rechnung stellt. Das ist der entscheidende Unterschied zur üblichen Gliederung nach Anbietern, bei der derselbe Kostentreiber über fünf Verträge verteilt unsichtbar bleibt.

Lizenzen: der Teil, über den verhandelt wird

Lizenzkosten sind der sichtbarste Posten, weil sie planbar, vertraglich fixiert und einem Anbieter eindeutig zurechenbar sind. Genau deshalb konzentriert sich die Kostenarbeit fast vollständig auf sie. Im VDMA-Benchmark entfällt auf die Position „Lizenzen und Wartung“ rund 53 Prozent der IT-Sachkosten — und die Sachkosten machen ihrerseits etwa 58 Prozent der IT-Gesamtkosten aus. Rechnerisch sind das knapp 31 Prozent der Gesamtsumme, in denen Lizenzen und Wartung allerdings noch zusammenliegen.

Der zweite Punkt ist die Menge. Der Benchmark weist im Gesamtdurchschnitt rund 590 Software-Applikationen je Unternehmen aus; bei Unternehmen unter 50 Mio. Euro Umsatz sind es etwa 66. Auch 66 Anwendungen bedeuten 66 Vertragsverhältnisse mit eigener Laufzeit und eigener Kündigungsfrist — mehr, als sich ohne Liste im Kopf behalten lässt.

Verbrauch: die Rechnung ohne Freigabe

Verbrauchskosten unterscheiden sich von Lizenzkosten in einem entscheidenden Punkt: Es gibt keinen Beschaffungsvorgang. Niemand genehmigt zusätzlichen Speicher, zusätzliche Rechenzeit oder zusätzliche Auswertungsläufe — sie entstehen durch Benutzung und erscheinen erst in der Abrechnung des Folgemonats. Freigabeprozesse, die auf den Kaufzeitpunkt ausgelegt sind, greifen hier prinzipiell nicht.

Im VDMA-Benchmark liegt der Block „Cloud Services, Kosten SaaS“ bei rund 13 Prozent der IT-Sachkosten, mit steigender Tendenz. Der Anteil an sich ist unauffällig; problematisch ist seine Eigenschaft, sich ohne Entscheidung zu verändern. Eine Abweichung von 15 Prozent nach oben fällt bei einem Posten von 40.000 Euro im Jahr in einer Gesamtsumme von mehreren Hunderttausend Euro schlicht nicht auf, solange nicht getrennt gebucht wird.

Wartung: der Posten, der sich selbst erhöht

Wartung und Support sind der einzige der vier Posten, der planmäßig steigt, ohne dass sich am Umfang etwas ändert. Wartungsverträge enthalten regelmäßig Anpassungsklauseln, die an Indizes oder feste Prozentsätze gebunden sind. Eine unveränderte Installation kostet damit im fünften Jahr messbar mehr als im ersten — ohne dass eine Entscheidung getroffen wurde.

Dazu kommt der zugekaufte Teil. Der Benchmark weist „IT-Fremdpersonal“ mit rund 15 Prozent und „Managed Services, AMS“ mit etwa 9 Prozent der IT-Sachkosten aus. Der durchschnittliche Tagessatz für externe IT-Kräfte lag im Geschäftsjahr 2024 bei etwa 1.145 Euro, mit einer Bandbreite von 110 bis 2.100 Euro. Zum Vergleich: Der Tagessatz eigener IT-Mitarbeiter beträgt im selben Datensatz rund 312 Euro, was einem Jahresgehalt von etwa 68.640 Euro entspricht.

Interne Arbeitszeit: der Posten ohne Rechnung

Der vierte Posten ist der größte Einzelblock und zugleich der einzige, für den nie eine Rechnung eingeht. Software muss eingerichtet, aktualisiert, mit Rechten versehen, erklärt und repariert werden. Diese Zeit wird von eigenen Mitarbeitern erbracht und landet in den Personalkosten — buchhalterisch korrekt, aber für eine Software-Betrachtung unbrauchbar, weil sie sich dort nicht mehr einer Anwendung zuordnen lässt.

Besonders aufschlussreich ist die Rolle der Key User — Beschäftigte aus den Fachbereichen, die für eine Anwendung als erster Ansprechpartner gelten. In Unternehmen unter 50 Mio. Euro Umsatz stehen laut Benchmark rund sieben eigenen IT-Mitarbeitern etwa neun Key User gegenüber. In den kleineren Umsatzklassen ist der Beitrag der Key User damit deutlich höher als in den größeren. Ihre Arbeitszeit steht in keiner IT-Kostenstelle, sondern in der von Vertrieb, Produktion oder Buchhaltung.

Damit ist der Posten nicht nur unsichtbar, sondern systematisch am falschen Ort verbucht. Ein Werkzeug, das durch schlechte Bedienbarkeit täglich zwanzig Minuten Rückfragen erzeugt, sieht in der Softwarezeile günstiger aus als ein teureres, das keine erzeugt.

Ein Rechenbeispiel: 80 Arbeitsplätze

Die folgende Modellrechnung überträgt die Durchschnittswerte des VDMA-Benchmarks auf ein Unternehmen mit 80 Beschäftigten. Sie ist keine Prognose, sondern eine Größenordnung: Die Datenbasis stammt aus dem Maschinenbau, und die Streuung innerhalb der Stichprobe ist erheblich.

Der Posten, über den in aller Regel verhandelt wird, umfasst in dieser Rechnung 147.626 Euro — und darin steckt die Wartung bereits mit drin. Die interne Arbeitszeit ist mit gut 200.000 Euro der größte Einzelblock, taucht aber in keinem Angebotsvergleich auf. Die Zeit der Key User in den Fachbereichen ist in dieser Zahl noch gar nicht enthalten, weil sie außerhalb der IT-Kostenstelle anfällt.

Warum die vier Posten in keiner Auswertung zusammenkommen

Die Trennung ist kein Versäumnis, sondern eine Folge der Buchungslogik. Lizenzen landen auf EDV- oder Softwarekonten und werden oberhalb bestimmter Beträge aktiviert und abgeschrieben. Verbrauchskosten laufen meist über dieselbe Zeile und sind danach nicht mehr abtrennbar. Wartung steht auf Fremdleistungskonten. Die interne Zeit steckt in den Personalkosten einer ganz anderen Kostenstelle. Vier Posten, vier Orte, kein gemeinsamer Bericht.

Eine Auswertung, die die Struktur der Software-Ausgaben in einem KMU sichtbar macht, muss deshalb quer zur Buchhaltung arbeiten: Verträge mit Laufzeit und Frist, laufende Abbuchungen und die tatsächlich belegten Nutzerplätze gehören in eine Ansicht, nicht in vier. Werkzeuge, die genau das leisten und Software-Ausgaben strukturiert erfassen, setzen an dieser Stelle an — Yupana etwa führt Kontobewegungen, Verträge, Lizenzen und die BWA zusammen. Eine Buchhaltung ersetzt das nicht, und Firmenkarten gibt es dort ebenso wenig wie einen Zahlungsauslöser; die Kanzlei bleibt zuständig.

Was die Vier-Teilung nicht leistet

Die Aufteilung beantwortet nicht, ob ein Posten berechtigt ist. Ein hoher Anteil interner Betreuungszeit kann auf ein schlecht gewähltes Werkzeug hindeuten — oder auf eine bewusst hohe Servicequalität. Die Zahlen sagen, wo das Geld liegt, nicht, ob es dort richtig liegt. Ebenso wenig ersetzt die Struktur eine Bewertung des Nutzens: Der VDMA-Benchmark weist aus, dass rund 70 Prozent der IT-Kosten in den laufenden Betrieb fließen und nur etwa 30 Prozent in Projekte — eine Verschiebung zugunsten des zweiten Blocks ist eine strategische Entscheidung, keine Kostensenkung.

Zwei weitere Einschränkungen gehören dazu. Die verwendeten Werte stammen aus einer Branchenerhebung mit 169 Unternehmen des Maschinenbaus und sind nicht ohne Weiteres auf Handel oder Dienstleistung übertragbar. Und die interne Arbeitszeit lässt sich nur schätzen — jede Zahl dazu ist eine Näherung, deren Annahmen mit ausgewiesen werden sollten.

1. Konten trennen Verbrauchsabhängige Abrechnungen bekommen ein eigenes Sachkonto, getrennt von festen Lizenzverträgen. Ohne diesen Schritt bleibt jede spätere Auswertung eine Schätzung.
2. Verträge erfassen Anbieter, Laufzeit, Kündigungsfrist, Zahlweise und Anzahl der Plätze in einer Liste — vollständig, bevor bewertet wird.
3. Betreuungszeit schätzen Für die fünf meistgenutzten Anwendungen den monatlichen Aufwand für Einrichtung, Support und Schulung erfassen, inklusive der Zeit der Key User in den Fachbereichen.
4. Zum Verlängerungstermin rechnen Die Aufteilung entfaltet ihren Wert drei Monate vor Ablauf eines Vertrags, nicht bei der Jahresplanung. Dann liegt der Verhandlungsspielraum noch vor, nicht hinter der Entscheidung.

Häufige Fragen

Aus welchen vier Kostenarten bestehen Software-Ausgaben?

Aus Lizenzen (feste Verträge je Nutzer, Instanz oder Modul), Verbrauch (nutzungsabhängige Cloud-, Speicher- und Transaktionskosten), Wartung und Support (Wartungsanteile, Managed Services, externes Fremdpersonal) sowie interner Arbeitszeit (Einrichtung, Rechteverwaltung, Fehlerbehebung, Schulung). Die ersten drei erscheinen auf Rechnungen, die vierte nur in den Personalkosten.

Wie hoch sind die IT-Kosten im Mittelstand gemessen am Umsatz?

Der VDMA IT-Kosten Benchmark 2025 weist für das Geschäftsjahr 2024 im Durchschnitt 2,6 Prozent des Umsatzes aus, bei 169 befragten Unternehmen des Maschinenbaus. 2017 lag der Wert bei 1,81 Prozent. Serienfertiger liegen mit rund 3,0 Prozent höher, Einzelfertiger mit etwa 2,5 Prozent darunter. Für andere Branchen sind die Werte nicht ohne Prüfung übertragbar.

Warum taucht die interne Betreuungszeit in keiner Software-Rechnung auf?

Weil sie von eigenen Mitarbeitern erbracht wird und deshalb in den Personalkosten gebucht ist, nicht auf einem Softwarekonto. Ein Teil davon liegt sogar außerhalb der IT: Key User in den Fachbereichen sind erste Ansprechpartner für eine Anwendung, ihre Zeit belastet die Kostenstelle ihrer Abteilung. In Unternehmen unter 50 Mio. Euro Umsatz gibt es laut VDMA-Benchmark etwa neun Key User bei rund sieben eigenen IT-Mitarbeitern.

Was genau bedeutet Total Cost of Ownership?

Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert TCO als die Summe aller Kosten für Anschaffung, Nutzung und gegebenenfalls Entsorgung eines Vermögensgegenstands. Das Verfahren geht auf Bill Kirwin von Gartner zurück, der es 1987 im Auftrag von Microsoft entwickelte. Eine verbindliche Berechnungsnorm existiert nicht, weshalb TCO-Werte zwischen Unternehmen nur bei identischer Methodik vergleichbar sind.

Wie oft sollte die Aufteilung neu gerechnet werden?

Einmal jährlich als vollständige Aufnahme, zusätzlich vor jeder anstehenden Vertragsverlängerung. Der Verbrauchsteil verändert sich unabhängig von Entscheidungen und sollte monatlich mitlaufen; Lizenz- und Wartungsblöcke ändern sich nur zu Vertragsterminen. Die Schätzung der internen Zeit genügt in jährlichem Abstand, solange sich die Anwendungslandschaft nicht wesentlich ändert.